Calculadora de sanción por no llevar el registro de jornada

Si tienes empleados y no llevas un registro diario de su jornada —ni en papel, ni en una hoja de cálculo, ni en una app—, ya estás incumpliendo la ley. No es una obligación nueva ni algo que llega en 2026: existe desde 2019. Lo que sí es nuevo es la reforma que iba a endurecerla, que sigue atascada, y que ha generado bastante confusión sobre qué es obligatorio ya y qué todavía no.

Una obligación de 2019 que sigue sin cumplirse

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para obligar a todas las empresas, sin excepción por tamaño o sector, a registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador. Han pasado más de siete años y el incumplimiento sigue siendo frecuente:

• Solo en 2024, la Inspección de Trabajo impuso más de 20 millones de euros en sanciones por infracciones relacionadas con el registro de jornada — un 9% más que el año anterior.
• El incumplimiento se clasifica como infracción grave (art. 7.5 de la LISOS), con multas de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo.
• Si además hay falsificación de los registros o impago reiterado de horas extra derivado de no registrar correctamente, la infracción sube a muy grave, con multas de hasta 225.018 € (art. 8.1 y 40.1.c LISOS).

Los tres grados de la infracción grave

Dentro del rango de 751 € a 7.500 €, la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000) divide la sanción en tres grados, con cuantías vigentes desde octubre de 2021:

El grado que se aplica no es automático: el artículo 39.3 de la LISOS obliga a valorar, entre otros factores, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, si hubo intencionalidad o negligencia, la cifra de negocio de la empresa y si ya fue sancionada antes por lo mismo. Dos empresas con el mismo incumplimiento pueden recibir multas distintas si sus circunstancias no son iguales.

Qué cuenta como incumplimiento (no es solo “no fichar”)

La infracción del art. 7.5 LISOS no se limita a la ausencia total de registro. También incluye:

• Llevar un registro incompleto o que no refleje la hora real de inicio y fin de jornada.
• No conservar los registros durante los cuatro años exigidos.
• No permitir su consulta a la Inspección de Trabajo, a los representantes legales de los trabajadores o al propio empleado afectado, cuando lo soliciten.
• Un sistema de fichaje que en la práctica se pueda alterar sin dejar rastro (aquí es donde puede entrar en juego, además, la infracción muy grave por falsedad).

Cómo suele empezar una inspección por esto

En la práctica, casi nunca es la Inspección de Trabajo la que llega primero por sorpresa a revisar el registro horario de una empresa al azar. El detonante más habitual es una denuncia de un trabajador, normalmente ligada a un conflicto por horas extra no reconocidas o no pagadas, un despido que se discute —un registro horario inexistente puede debilitar la defensa de la empresa si el despido acaba impugnado—, o una reclamación de los representantes legales de la plantilla que no reciben el resumen mensual al que tienen derecho. A partir de ahí, la Inspección puede pedir el registro de los últimos meses (o de los cuatro años que exige conservarlo) y, si no existe o está incompleto, la infracción del art. 7.5 LISOS se constata con relativa facilidad — es de las más sencillas de acreditar para un inspector, porque basta con pedir el documento y comprobar si existe.

La reforma que iba a endurecerlo sigue sin aprobarse

Desde septiembre de 2025 el Gobierno tramita un Real Decreto específico para exigir que el registro sea exclusivamente digital, automatizado y con acceso telemático para la Inspección, con sanciones de hasta 10.000 € por infracción. El texto pasó por consulta pública y, en marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable señalando deficiencias en protección de datos y requisitos técnicos. El Ministerio de Trabajo lo ha vuelto a aplazar, esta vez a septiembre de 2026. Hasta que se publique en el BOE, el régimen vigente sigue siendo el que recoge este artículo — no el que anuncian muchos titulares sobre “multas de hasta 10.000 € por trabajador”, que todavía no es ley.

Lo que sí es probable, a la vista de los borradores conocidos, es que la futura norma exija que cualquier modificación del registro deje un rastro inmutable (quién la hizo, cuándo y por qué) y que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los datos de forma telemática, sin depender de que la empresa se los entregue. Eso convertiría los sistemas manuales o fácilmente editables —como muchas hojas de cálculo compartidas— en papel mojado de cara al cumplimiento, aunque hoy todavía sean formalmente válidos.

Cómo funciona la calculadora de arriba

La herramienta no inventa una fórmula que no existe en la norma: te muestra el rango legal completo (751 € - 7.500 €) y, a partir de los criterios reales del art. 39.3 LISOS que marques —número de trabajadores del centro, si hay perjuicio económico (como horas extra no abonadas) y si la empresa es reincidente—, te sugiere un grado orientativo (mínimo, medio o máximo) dentro de ese rango. Si además indicas que ha habido falsedad en los registros, te avisa por separado del salto a infracción muy grave, con su propio rango (hasta 225.018 €), que es una infracción distinta y no una simple extensión de la anterior.

Cómo evitar la sanción

Cumplir esta obligación no requiere gastar en software caro ni sistemas complejos:

• Cualquier sistema vale, siempre que sea fiable, objetivo y accesible: desde una app de fichaje hasta una hoja de firmas en papel, mientras refleje la hora real de inicio y fin de jornada.
• Conserva los registros cuatro años: es el plazo mínimo exigido, y también el que cubre la mayoría de reclamaciones laborales por horas extra.
• Da acceso a los representantes de los trabajadores a un resumen mensual, como exige la norma.
• No dejes que el sistema se pueda alterar sin dejar rastro: es la diferencia entre una infracción grave (751€-7.500€) y una muy grave (hasta 225.018€).
• Vigila la reforma pendiente: aunque siga aplazada, cuando se apruebe previsiblemente exigirá un sistema digital, así que adelantar la migración ahora evita las prisas de última hora que ya vivimos con Verifactu.
• No te quedes solo con el registro de jornada: si tienes empleados, la misma LISOS y la misma Inspección de Trabajo también vigilan el registro retributivo y la brecha salarial, otra obligación independiente con multas que llegan igualmente hasta 225.018 €.

Fuentes

• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, BOE
• Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), BOE
• Sanciones LISOS por no llevar el registro horario, DigitalPerito
• Registro horario digital obligatorio 2026: estado y plazos, Kronjop
• Multas por no fichar en 2026: sanciones del RDL 8/2019, NXtime